Peu importe les raisons qui motivent le déménagement des bureaux d’une entreprise, celui-ci est à prendre au sérieux. C’est une opération sensible qui nécessite un soin particulier à toutes les étapes. Du relais de l’information aux employés au suivi des opérations pour une exécution à bonne date, tout doit être soigneusement planifié. C’est pourquoi les déménageurs professionnels proposent des services adaptés aux besoins des entreprises pour cette tâche. Ces spécialistes vous accompagnent à travers un déménagement rapide et sécurisé. Découvrez ici un modèle de planification pour mener à bien le déménagement des bureaux de votre entreprise.
Engagez un déménageur professionnel
Le déménagement des bureaux est une phase délicate dans la vie d’une entreprise. Il doit donc être mené de façon professionnelle afin de ne pas peser sur les activités de celle-ci. C’est une opération qui ne peut pas en réalité se mener comme un déménagement habituel. Par conséquent, il est souhaitable de faire appel à un professionnel du déménagement pour garantir une transition rapide et sans encombre.
Les déménageurs expérimentés possèdent les compétences, l’expertise et les ressources nécessaires pour gérer efficacement tous les aspects de votre déménagement, du démontage et de l’emballage des meubles à leur installation dans le nouvel emplacement. En faisant appel à un déménageur professionnel, vous pouvez avoir l’assurance que votre déménagement sera effectué en toute sécurité. Ils sont habitués à manipuler et à transporter des équipements fragiles tels que des ordinateurs, des imprimantes et des objets de valeur.
Ces professionnels du déménagement disposent d’équipements spéciaux tels que des chariots de manutention, des emballages de protection et des véhicules adaptés pour faciliter le processus de déménagement. De l’organisation à l’installation en passant par le conditionnement, la manutention et le transport, vous bénéficiez de services de qualité. Certains y associent des services de stockage toujours dans le but de faciliter le déménagement. Cela vous permet de gagner du temps, de mener à bien votre projet tout en vous consacrant à d’autres activités.
Contrairement à ce que l’on peut penser, c’est une option qui est peu onéreuse. Pour le déménagement des bureaux de votre entreprise, le meilleur réflexe serait d’engager un déménageur professionnel. N’oubliez pas de vérifier les références et les certifications du déménageur avant de prendre votre décision. Assurez-vous qu’ils sont assurés et qu’ils ont une bonne réputation dans le domaine du déménagement d’entreprises.
Élaborez un plan de communication pour informer les employés du déménagement
Le déménagement des bureaux d’une entreprise touche également les employés. Ils doivent de ce fait être intégrés au projet. Vous devez élaborer un plan de communication non seulement pour les informer du déménagement, mais aussi leur donner les détails du nouvel emplacement. Le changement de locaux professionnels peut bouleverser les habitudes des travailleurs et perturber leur organisation.
Certains peuvent par exemple être désavantagés par la situation géographique du nouvel emplacement. Le mieux est de leur faire comprendre le bien-fondé du déménagement et leur montrer l’intérêt que vous portez pour eux. Cela peut éviter la perte des valeurs sûres de votre entreprise. Le plan de communication servira également à recueillir les avis des employés. Ceci dans l’optique de savoir à quoi vous attendre en ce qui concerne vos ressources humaines.
L’implication des employés ne doit pas se limiter au partage d’informations. Le déménagement est une organisation qui nécessite l’implication et la motivation de toutes les parties concernées. Le tri des documents importants à emporter, la sélection des meubles à emporter, à vendre ou à abandonner sont autant d’occupations qui méritent une action collective.
La réussite du projet dépend également de l’engouement que vous allez susciter auprès de vos employés grâce au plan de communication. En rassurant vos employés, vous pouvez avoir la certitude d’opérer un changement sans que cela affecte le cours de vos activités.
Établissez un calendrier pour s’assurer que tout est fait dans les temps
Le transfert de local professionnel est une opération délicate qui nécessite une bonne organisation. Qui parle d’organisation fait forcément référence à un planning bien défini. Sélectionnez une date qui convient à votre entreprise et qui minimise les perturbations opérationnelles. Allouez du temps pour que les employés puissent emballer leurs effets personnels et pour que les déménageurs puissent emballer et préparer les équipements et les meubles de bureau.
Tout déménagement est une activité opérationnelle. Pour ne pas être surpris à la dernière minute, une supervision des différentes étapes est importante. Cela permet surtout d’évaluer l’évolution du déménagement et de savoir que rattraper à temps. Parfois, dans l’empressement, on oublie des détails clés. D’où l’importance d’avoir un programme qui interpelle sur les actions à mener et les délais de réalisation.
Prévenez les fournisseurs, les prestataires de services et les clients de votre déménagement, en leur fournissant les nouvelles coordonnées et en vous assurant que les services essentiels ne seront pas interrompus pendant la transition. C’est indispensable en matière de communication externe pour votre entreprise. Avec un calendrier établi, le déménagement sera adapté à votre rythme et tout sera effectué dans les temps.
