Vous vous apprêtez à organiser un événement pour votre entreprise ? Que ça soit pour un séminaire, une formation, une conférence ou un team building, le choix de la bonne salle de conférence est crucial. Pourtant, le choix du lieu et du bâtiment de réception est parfois passé au second plan. Découvrez pourquoi choisir une bonne salle de conférence est important pour le bon déroulement de votre événement.
Pourquoi le choix d’une salle de conférence est si important ?
Vous avez sans doute déjà participé à des événements d’entreprise et sûrement plusieurs fois. Mais savez-vous qu’un bon bâtiment de réception est essentiel pour le bon déroulement de l’événement ?
En effet, vous avez peut-être déjà pu constater que moins la salle de conférence est adaptée, moins votre événement peut avoir lieu comme prévu. Votre meeting se tient dans une salle trop petite et vos clients ne peuvent pas y entrer ? Votre réunion de travail est organisée en extérieur et le temps est à la pluie ? Ou encore, votre séminaire a lieu dans une salle insuffisante pour accueillir tout le monde ou la salle de conférence n’est pas adaptée aux personnes à mobilité réduite ?
Et si vous parveniez à éviter ces problèmes en choisissant d’emblée une salle de conférence qui convient au mieux à l’occasion que vous organisez ? C’est possible en choisissant le bon endroit pour tenir votre événement d’entreprise ! En effet, les salles de conférence ne sont pas toutes égales. Certaines sont conçues pour accueillir une assemblée d’une centaine de personnes et d’autres plus petites pour une trentaine de personnes. D’autres encore peuvent être réservées à des réunions de travail privées et il en existe qui peuvent même être transformées en espace de réception selon le besoin.
Opter pour la bonne salle de conférence, c’est éviter les principaux problèmes pratiques que différents endroits peuvent poser et maximiser le bien-être des personnes reçues.
Comment choisir une bonne salle de conférence ?
En plus du choix du lieu, le choix de la salle de conférence est un élément vital d’un événement : une salle de conférence inadaptée peut vous faire perdre du temps et des coûts, alors qu’une salle adaptée à l’activité qui se déroule peut être une source d’avantages non négligeables.
La taille doit être adaptée au nombre de personnes présentes
Si vous organisez un séminaire d’entreprise ou une réunion professionnelle dans une salle de conférence, le premier critère à prendre en compte est la taille de celle-ci.
Elle doit être suffisante pour accueillir tous les participants mais également suffisamment petite pour permettre des échanges et la participation active de chaque personne présente.
Chaque salle de conférence peut être équipée de table, chaises et une ou plusieurs présentoirs. Il faut aussi vérifier que le lieu dispose de moyens techniques adaptés à votre activité : tableau, vidéoprojecteur, écran…
La salle doit être adaptée à l’activité qui se déroule
Une salle de conférence idéale est un lieu qui permet aux participants de se sentir bien. Un événement professionnel est souvent une rencontre importante pour les personnes présentes. Il est donc important de prendre en compte le cadre dans lequel se déroule cette rencontre, et de choisir la salle de conférence adéquate.
